L’une des préoccupations majeures de tout entrepreneur dans l’industrie du nettoyage industriel est la profitabilité tout en conservant une qualité de service irréprochable. Dans un environnement de plus en plus compétitif et de plus en plus demandeur, il est est devenu difficile pour tous les gérants d’agence de tout maîtriser tout en délivrant des prestations de qualités.
Dans cet article nous vous expliquerons pourquoi il est vital d’avoir un logiciel de gestion pour une entreprise de nettoyage et pourquoi être proactif et rigoureusement organiser sont les clés pour vous permettre d’atteindre vos objectifs.
Nous vous donnerons toutes les astuces et les conseils pour vous aider à mieux organiser votre travail pour que vous puissiez focaliser à l’essentiel, le nettoyage professionnel.
Sommaire
- Maîtrisez le temps de travail avec des outils pour les entreprises de nettoyage
- Une meilleure communication entre vos équipes de nettoyages
- Les avantages d’avoir un logiciel de gestion pour les entreprises de nettoyage
- La technologie pour optimiser ses équipes et ses chantiers
- Faites Profiter vos collaborateurs d’une application mobile
- Sécurisez les informations de votre entreprise de nettoyage
- Prenez une longueur d’avance avec votre entreprise de propreté
Maîtrisez le temps de travail avec des outils pour les entreprises de nettoyage
On ne le répètera jamais assez que pour maîtriser votre production et organiser vos effectifs de travail il est essentiel d’avoir une visibilité rigoureuse de votre temps. Il est bien entendu impossible d’être à la fois productif et ne pas prendre en compte les heures de travail passées sur un chantier.
Pourquoi la maîtrise du temps de travail effectuée est plus qu’essentiel ? En bon professionnel vous savez que mesurer les performances de chaque collaborateur ou de chaque client est important.
Cela vous permet de disposer d’informations suffisamment pertinentes pour contrôler ce qui vous fait gagner en efficacité et ce qui ralentit la productivité de votre entreprise de nettoyage industriel.
Pour mettre à plat chaques heures passées sur les différentes actions de votre entreprise ou encore sur chaque tâche de vos employés de nettoyage par exemple, plusieurs solutions existes.
- Tenir à jour un fichier excel
- Contacter vos employé de nettoyage
- Utiliser un logiciel professionnel pour les entreprise nettoyage
- Faire remplir une feuille de route
- Vérifier le début et la fin d’une mission
- Noter tous les imprévus de chantier
- Travailler avec un consultant
Comme vous pouvez voir les astuces pour maîtriser le temps de travail de vos employés ou de vos chantiers ne manquent pas. Mais il y un problème dans tout cela, on peut aussi rapidement s’y perdre.
Si vous devez par exemple tenir à jour un fichier excel, qui au passage avouons le, n’est pas toujours très pratique et ergonomique, et en plus de cela si vous devez traquer sur une feuille de bord tous les éléments importants, vous finirez par passer à côté des données clés pour maîtriser le temps de travail de vos chantiers ou de vos employés de nettoyage.
L’utilisation d’un logiciel de nettoyage industriel fonctionne un peu comme un CRM et reste de loin la meilleure méthode pour contrôler tous vos coûts sans que vous ayez à y perdre un oeil.
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Avant de vous lancer dans la recherche d’une solution informatique nous tenions à vous préciser que même si cela demeure un bon moyen de gestion, il vous faudra faire attention de choisir un outil qui remplisse les fonctions qui vous seront utiles mais qui s’intègreront aussi avec vos activités de tous les jours.
Le logiciel entreprise de nettoyage Organilog a justement été conçu pour répondre aux besoins des professionnels de l’industrie de la propreté et a cette capacité à s’intégrer avec tous les différents impératifs de la profession.
Une meilleure communication entre vos équipes de nettoyages
Saviez-vous que d’après une étude récente une mauvaise communication dans l’entreprise engendrerait une perte de la productivité de plus de 20 000 euros en moyenne par employé, de quoi faire réfléchir.
Malheureusement aujourd’hui encore beaucoup d’entreprises et notamment des établissements de nettoyage négligent encore cet aspect, reposant sur des méthodes traditionnelles non productives.
La faute à qui? La plupart des entreprises travaillent encore avec une communication décentralisée car cela semble pour elles plus logique et plus rapide. Simplement elles se trompent et perdent beaucoup en efficacité.
Le temps perdu pour une entreprise de nettoyage avec une communication que nous pourrions qualifié de traditionnelle ou encore de communication décentralisée est colossal, sans vous parler de la perte d’argent et du manque d’efficacité qui vont avec.
Un exemple tout bête prenez un employé de nettoyage qui se trouve dans une ville proche de votre entreprise et qui termine un chantier avant l’heure prévu.
Imaginez cette même personne essayant de contacter par téléphone son responsable ou encore de se rendre sur son lieux de travail pour obtenir de nouvelles consignes.
Vous l’avez compris cela n’est absolument pas productif et on peut déjà voir la perte de temps inutile dans cette façon de travailler sachant que tout aurait pu être centralisé afin d’offrir une meilleure communication et permettre à cet employé de propreté de s’organiser plus profitablement.
Les avantages d’avoir un logiciel de gestion pour les entreprises de nettoyage
Heureusement plusieurs solutions de communication internes existent aujourd’hui mais elles ne permettent pas toujours de vraiment tout organisé à la fois. Tous les services et tous les chantiers de nettoyage sont différents, c’est pourquoi il reste essentiel de ne pas négliger la bonne gestion de l’ensemble de ses opérations.
C’est pourquoi encore une fois un logiciel d’entreprise de nettoyage reste de loin la meilleure solution pour remédier simplement et efficacement à ce problème fondamental, qui au final peut être facilement traité.
Travailler sur votre communication interne avec un logiciel d’entreprise de nettoyage peut avoir bien plus d’avantages importants à rappeler comme :
- Meilleure motivation interne engagement accru des employés
- Baisse sur le long terme de la masse salariale
- Repositionnement de chantier
- Meilleure répartition de la main d’oeuvre
- Bonne culture d’entreprise
- Moins de turnover
- Meilleure compréhension
- Management global amélioré
- Gestion du planning des nettoyages sur smartphone ou à distance
- Éditer automatiquement des fiches de travail
- Suivre vos employés en cours de journée
- Analyser la rentabilité de chaque contrat
La liste est longue comme vous pouvez le voir et malgré cela beaucoup d’entreprises passent encore à la trappe et ne profitent pas encore des outils de gestion du temps de travail mis à disposition.
Le logiciel de nettoyage Organilog a été spécialement conçu justement pour les sociétés d’entretien et de ménage, afin de contrôler efficacement toutes les opérations d’une entreprise de nettoyage et de ses composantes. L’outil va tout simplement faciliter la gestion de l’emploi du temps et aider les agents d’entretien à faire passer toutes les informations à leur responsable.
Du coup il sera plus simple d’optimiser la productivité de son entreprise grâce à une meilleure visibilité permettant alors une meilleure organisation du travail.
La technologie pour optimiser ses équipes et ses chantiers
Dans cet article nous vous parlions des avantages non négligeable de l’utilisation de logiciels pour organiser votre entreprise de nettoyage. Pour ceux qui resteraient encore perplexe nous aimerions vous expliquer comment cela fonctionne au juste.
La solution ORGANILOG repose sur les principes du logiciel SaaS pour software as a service. Pour faire simple il s’agit d’un logiciel en ligne vous permettant de travailler en toute efficacité de n’importe où en france ou dans le monde.
Cette solution a le gros avantage de pouvoir être utilisé sur toutes les plateformes comme un téléphone mobile, une tablette, un ordinateur, … Vous donnant ainsi l’occasion d’être bien plus proactif.
Avec une solution SaaS vous disposez en toute liberté d’un outil ultra performant régulièrement mise à jour en fonction des demandes de ses utilisateurs. Alors qu’avec une solution traditionnelle il vous faudra dans la plupart des cas changer tous vos dispositifs.
Ce qu’il est important de retenir c’est qu’avec un logiciel vous serez en mesure de travailler plus sereinement tout en bénéficiant des performances d’un outil robuste et fiable, tout cela pour un prix adapté à vos besoins et surtout sans mauvaise surprise.
Faites Profiter vos collaborateurs d’une application mobile
Rien de plus redoutable que de savoir où se trouve son personnel en temps réel, afin de mieux optimiser ses équipes. Avec Organilog par exemple vous avez à disposition une application mobile vous permettant de suivre les interventions et si besoin de pointer votre personnel de nettoyage.
Avec ce pointage qui au passage peut être géolocalisé, vous serez en mesure de garantir le passage du personnel et également de calculer automatiquement le temps de travail global de chaque chantier.
Ce n’est pas tout, car l’application mobile permettra à chacun de vos employés d’indiquer toutes les interventions effectuées sur chaque mission de nettoyage en y associant aux choix, les éléments suivants :
- Prise en photo des chantiers et de leur état
- Photos des travaux réalisés sur les chantiers.
- Enregistrer toutes les heures de passage en clientèle
- Enregistrer le temps effectué sur un chantier ou chez un client
- Noter un commentaire ou une information utile concernant l’intervention
- Prendre la signature d’un client
Avec toutes ces informations collectées et synchronisées il sera alors plus simple pour le manager ou le responsable de l’entreprise de voir comment s’est effectué une mission afin de voir les choses à améliorer avec ses équipes ou ses procédures de travail.
La synchronisation des informations en temps réel facilitent la communication interne, mais permet surtout de remonter des informations rapidement auprès des personnes concernées tout cela pour rester plus proactif et performant.
Afin il est important de noter que cette même synchronisation permet aux applications mobiles d’être directement connectées à une application web et au serveur permettant alors de conserver toutes les informations en toute sécurité. Le responsable de l’entreprise de propreté pourra ainsi consulter les informations des salariés, sans avoir à attendre le soir pour obtenir une fiche d’activité.
Sécurisez les informations de votre entreprise de nettoyage
Imaginer qu’après plusieurs années de collecte d’informations sur vos clients, sur vos factures et sur vos employés vous vous retrouver face à une panne informatique ou à tout autre incident vous faisant perdre toutes vos données.
Cela serait terrible et vous seriez bien embêté, vous ne voudriez certainement pas que cela arrive à votre entreprise de nettoyage. Croyez nous cela arrive bien plus souvent que vous ne le pensez et parfois au mauvé moment.
C’est pourquoi il est primordiale de se prémunir de ce genre de situation avec des solutions fiables et pérennes. En plus d’être un logiciel de facturation pour les entreprise de nettoyage, l’autre avantage qu’offre d’une solution comme Organilog, est que vous disposez d’une application web et mobile hébergé dans le cloud dans des serveurs distants ultra sécurisés pour vous garantir la protection de toutes vos informations essentielles.
Ainsi les informations comme vos devis ou vos factures clients, tous vos contacts de prestataires et fournisseurs, toutes vos informations administratives, sont préservés en toute sécurité et accessible à tout moment de n’importe où grâce à des accès règlementés et paramétrés selon vos besoins.
Prenez une longueur d’avance avec votre entreprise de propreté
Vous l’avez bien compris, pour rester performant et se différencier de la concurrence de plus en plus présente, une entreprise de nettoyage doit impérativement disposer des meilleures éléments et délivrer le meilleure service.
Avec des solutions comme Organilog vous donnez à votre entreprises de ménage, un avantage de gestion non négligeable de la planification des travaux, à la gestion des contrats en passant par la gestion de vos factures clients.
Il sera bien plus judicieux à votre entreprise de focaliser sur son client et ainsi toujours mieux répondre à leurs besoins que de passer du temps sur des opérations chronophages.
En y réfléchissant bien, le coût perdu à cause du temps mal géré ou mal alloué sur des chantiers de nettoyage ou encore à cause du manque de réactivité dans la communication, représente un coût qu’il pourrait être facile à éviter si vous aviez les bons outils.
Si vous aussi vous souhaitez profiter des avantages que délivre le logiciel Organilog vous pouvez profiter d’une démonstration. Vous verrez alors toutes les possibilité que cet outil peut apporter à votre entreprise et vous changer la vie.
