Au sein de la société dans laquelle nous vivons, les services d’entretien et de nettoyage sont très sollicités, et ce aussi bien par les particuliers que par les entreprises. Ceci étant dit, sachez que pour offrir des services de qualité et fidéliser leur clientèle, les entreprises de propreté doivent bien gérer les contrats qu’ils ont souscrits avec leurs divers clients. Alors, en tant que sociétés de nettoyage et d’entretien, quelles solutions pouvez-vous adopter pour gérer de façon optimale vos contrats de propreté ? Focus.

L’importance de bien gérer ses contrats de propreté 

Le souci majeur de toute entreprise spécialisée dans le nettoyage est généralement lié à la bonne gestion contrat propreté. Cela est bénéfique non seulement pour l’entreprise, mais aussi pour ses clients. Voici d’ailleurs quelques raisons justifiant l’importance d’une bonne gestion de ses contrats de propreté.

Meilleure planification et suivi des interventions

Lorsqu’une entreprise utilise des procédures de gestion de contrats optimales, elle arrive à mieux planifier et suivre les diverses interventions qu’elle aura à mener. Grâce à cet avantage organisationnel, elle peut mieux gérer son agenda client et son emploi du temps. De même, cela facilite la gestion des contrats d’urgence grâce à la disponibilité d’un emploi du temps bien organisé.

Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez dans cet article comment optimiser le planning de propreté

Il faudrait aussi souligner que l’adoption de bonnes pratiques de gestion contrat propreté permet à l’entreprise de mieux suivre ses différentes interventions. Cela suppose que l’enseigne de nettoyage doit connaître en temps et en heure les différents acteurs affectés à chaque intervention. Il s’agit d’un élément indispensable qui permettra à l’entreprise de mieux gérer les plaintes et les réclamations venant des clients.

Processus de facturation et de relance simplifiés

L’utilisation des bonnes pratiques de gestion contrat propreté permet aussi aux entreprises de simplifier la facturation de leurs services et facilite la relance des impayés. À titre illustratif, l’automatisation des processus de gestion et le suivi contrat propreté présente de nombreux avantages pour ces entreprises.

Cela leur permet notamment de générer aisément des devis ainsi que des factures pour leurs clients. Ils pourront d’ailleurs utiliser des modèles préétablis ou personnalisés qui leur permettront de gagner du temps. De même, les relances peuvent être gérées automatiquement et vous pourrez obtenir un rapport détaillé des différents budgets alloués.

Comment optimiser la gestion des contrats propreté ?

Il existe plusieurs solutions permettant d’optimiser la gestion et le suivi contrat propreté. Chacune d’entre elles présente des spécificités qui vous permettront d’apporter une véritable plus-value à votre entreprise.

Dématérialiser ses contrats de propreté

Pour optimiser la gestion contrat propreté, l’une des meilleures astuces consiste à dématérialiser vos contrats. En réalité, grâce aux évolutions de la technologie, il est possible aujourd’hui de dématérialiser vos documents d’entreprise et d’utiliser des modèles de contrats. Ainsi, grâce à des logiciels spécialisés, vous pouvez générer des contrats électroniques pour vos différents travaux. Cela vous épargnera d’éventuels soucis liés au stockage et à la gestion contrat propreté en format papier. 

Utiliser la signature électronique pour ses contrats de propreté

L’optimisation de la gestion contrat propreté permet aussi d’apporter plus de sécurité et de fiabilité aux différents documents émis par votre entreprise. En réalité, l’automatisation de vos processus de gestion de contrat vous aidera à apposer des signatures numériques sur tous les documents que vous émettez. 

À ce niveau, il faut savoir que la signature numérique est une suite de caractères ayant pour rôle d’authentifier vos différents documents. Cela constitue une garantie pour vos destinataires que les documents (factures, devis, etc.) qu’ils reçoivent viennent réellement de vous et que leur contenu n’est pas altéré. Le gros avantage de la signature électronique est que les documents émis par votre entreprise ne peuvent être falsifiés.

Suivre ses contrats de propreté avec un logiciel de gestion

Pour une meilleure gestion et un suivi optimal de vos contrats de nettoyage, les logiciels de gestion constituent une solution très intéressante à envisager. De manière générale, ces logiciels présentent une multitude d’avantages. Ils vous permettent tout d’abord d’automatiser l’ensemble de vos processus de gestion de contrat afin de gagner du temps.

Outre cet avantage non négligeable, le choix d’un logiciel de gestion contrat propreté aide également votre entreprise à mieux organiser son travail. D’ailleurs, la plupart de ces logiciels sont disponibles aussi bien en version pour ordinateur qu’en version mobile. Ils sont donc très faciles à prendre en main et permettent à l’ensemble des employés d’avoir directement accès aux informations, et ceci en temps réel.

Quel logiciel de gestion des contrats choisir ?

Aujourd’hui, il existe une multitude de logiciels permettant d’assurer une bonne gestion des contrats au sein des entreprises. Parmi ces nombreuses solutions informatiques figure notamment Organilog, un logiciel très performant.

Présentation de Organilog

Organilog est un logiciel qui est utilisé par diverses entreprises de nettoyage et d’entretien dans le cadre de la gestion contrat propreté. En réalité, il s’agit d’un programme informatique conçu dans le but d’optimiser l’efficacité des équipes d’intervention. Grâce à Organilog, les managers peuvent aisément créer de nouvelles interventions, les affecter à des collaborateurs spécifiques et suivre en temps réel l’évolution des travaux. Le logiciel intègre aussi un module de création de factures et de devis et permet de simplifier la relance des impayés.

Les spécificités du logiciel

Il faut savoir que le logiciel Organilog présente plusieurs fonctionnalités très intéressantes. Ces dernières sont très utiles aux entreprises de nettoyage et d’entretien, car elles doivent collaborer avec une multitude de clients.

La gestion des plannings

Grâce à un calendrier interactif, Organilog permet à toutes les équipes d’avoir une vue globale sur le planning d’intervention. Des notifications sont aussi envoyées aux différents utilisateurs afin de leur notifier tous changements intervenus sur le planning.

La gestion des clients 

Organilog permet par ailleurs de mieux organiser et gérer les clients. Chaque facture ou devis peut être relié à une fiche client regroupant l’ensemble des différentes informations relatives aux interventions réalisées chez ce client. Le système est en outre doté d’une alerte par SMS permettant de prévenir les clients de l’arrivée des agents de nettoyage.

La gestion des devis et factures

La plateforme Organilog permet aussi aux dirigeants de gérer aisément les factures et les devis. En réalité, il est possible avec ce logiciel de transformer directement un devis en facture dès lors que le client approuve les conditions proposées. Sachez en plus que les factures sont entièrement dématérialisées et envoyées par mail aux clients. Cela épargne l’entreprise des différents coûts liés à l’expédition dans le cas des factures et devis en papier.