Comment intégrer un logiciel de gestion d’interventions dans son entreprise de propreté ?

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L'utilisation d'un logiciel de gestion d'intervention de propreté permet de gagner en performance, à condition de bien l'intégrer. Découvrez comment !
Comment intégrer un logiciel de gestion d’interventions dans son entreprise de propreté ?

En entreprise, une bonne planification se révèle toujours indispensable à la réalisation d’actions efficaces et efficientes. Cet état de choses se vérifie davantage dans le contexte d’une société de nettoyage. En effet, pour assurer la propreté de manière satisfaisante dans des locaux habituellement occupés, il importe de s’organiser parfaitement. À cet effet, l’usage d’un logiciel de gestion d’interventions s’avère d’une grande utilité. De quoi s’agit-il concrètement ? À quoi sert un tel outil ? Comment l’intégrer à vos processus ? Voici quelques éléments de réponse.

Logiciel de gestion d’intervention de nettoyage : c’est quoi ?

Le logiciel de gestion d’intervention de nettoyage peut se décrire comme une solution numérique pour permettant de mieux planifier vos opérations sur le terrain. En effet, il existe différents moyens de piloter vos interventions. Ces procédés vont des plus archaïques aux plus sophistiqués. Ainsi, on peut retrouver encore chez certains gestionnaires des tableaux traditionnels accrochés au mur, tandis que chez d’autres, un outil sur leurs smartphones ou PC.

Dans tous les cas, les méthodes archaïques se révèlent de plus incommodantes, car chronophages et de moins en moins efficaces. Cependant, il existe de nombreuses distinctions à réaliser au niveau des outils numériques. En réalité, on peut également les classifier suivant un ordre décroissant d’utilité. On retrouvera le tableau Excel pour commencer. Il permet certes d’archiver les missions sur l’ordinateur, mais reste limité pour gérer l’historique des passages à grande échelle.

On distingue ensuite les logiciels gratuits. Ceux-ci réduisent a priori vos dépenses, mais se révèlent moins bénéfiques à long terme. Justement, ils sont limités en termes de fonctionnalité et ainsi pénalisent votre compétitivité. Enfin, vous avez la possibilité d’exploiter un logiciel tout-en-un. Intégralement dédié au secteur de propreté, il affiche tous atouts pour rendre votre entreprise performante.

Quels avantages d’utiliser le logiciel de gestion d’intervention de nettoyage ?

Utiliser un logiciel pour la gestion des interventions de nettoyage présente une multitude d’intérêts pour l’entreprise. On pourra citer entre autres avantages :

  • L’optimisation du planning de nettoyage
  • L’optimisation de la gestion des agents de nettoyage
  • L’amélioration du suivi des performances de l’entreprise, etc.

Optimiser le planning de nettoyage

Le premier rôle d’un logiciel de gestion d’intervention de nettoyage s’avère de faciliter l’établissement et le pilotage de vos plannings. Avec un système de centralisation des données, il permet de disposer d’une globale des tâches à réaliser et de les répartir en quelques clics. Les assignations pourront alors s’établir facilement et rapidement. En outre, vous pourrez mettre en place des signaux visuels pour situer géographiquement vos sites d’intervention.

Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez dans cet article comment optimiser le planning de propreté

Optimiser la gestion des agents de nettoyage

On ne le dit jamais assez, les ressources humaines constituent le noyau de fonctionnement de l’entreprise. À ce titre, elles méritent une attention particulière. Grâce à un logiciel de gestion des interventions, vous pourrez mieux communiquer avec vos employés. Déjà, au niveau de la répartition des tâches, ces derniers pourront disposer clairement en temps opportun de leurs assignations. 

Ensuite, en restant en contact avec vos équipes sur le terrain, vous pourrez facilement gérer les imprévus. Il peut être question de résoudre avec réactivité des cas d’absence, de pannes, etc. Vous vous démarquerez ainsi de vos concurrents par une parfaite présence aux côtés de vos agents sur divers sites.

Améliorer le suivi des performances de l’entreprise

Vous l’avez compris, ce logiciel vous permettra de suivre les avancées de votre entreprise. En vous fournissant les statistiques basées sur l’historique de vos interventions, il vous sert de guide dans les mesures d’optimisation à prendre. Vous pourrez mieux cerner les impacts des modifications internes sur l’activité.

Comment mettre en place un logiciel de gestion d’intervention dans une entreprise de nettoyage

Si l’outil apparaît comme parfait pour mieux gérer votre activité, il pourrait néanmoins se heurter à des difficultés d’intégration à votre entreprise. C’est pourquoi sa mise en place doit suivre un processus bien défini. Celui-ci se résume à deux étapes que sont le choix d’un logiciel adapté à l’activité puis la formation des agents utilisateurs de la solution.

Choix d’un logiciel adapté à l’activité

Pour choisir un logiciel adapté à votre activité de nettoyage, il suffit de privilégier les solutions dédiées. En d’autres termes, vous devez uniquement vous tourner vers les outils spécialement conçus pour gérer les interventions de nettoyage. En effet, bon nombre d’alternatives semblent s’adapter à plusieurs secteurs à la fois. Mais celles-ci ne pourront jamais satisfaire convenablement les besoins d’une seule activité.

Pour donc éviter de se disperser dans des essais inutiles, une solution dédiée reste la meilleure option. Il faudra en outre privilégier les outils « multisupports » puisque vos agents devront accéder à la plateforme depuis différents terminaux (smartphone, pc, tablette, etc.). Il en va de la facilitation des rapports d’activité depuis le terrain.

Formation des agents utilisateurs de la solution

Même si l’outil parait généralement simple d’utilisation, l’absence de formation de vos agents peut constituer un frein à son intégration dans l’entreprise. Une bonne mise en place du logiciel passe donc par l’accomplissement de la formalité de formation des agents utilisateurs. Autrement dit, faites connaitre les fonctionnalités et les méthodes de manipulation de l’outil à vos employés. Ceci peut requérir l’intervention directe d’un spécialiste ou simplement vos propres explications en une session.

Quel logiciel de gestion d’intervention choisir pour son entreprise ?

Parmi les options d’outils de gestion d’intervention, Organilog apparaît comme celle qui se consacre entièrement et exclusivement au secteur de la propreté. Cet outil conçu uniquement pour les entreprises de nettoyage présente divers intérêts :

  • Système de communication unifiée (une plateforme pour communiquer en temps réel avec vos équipes sur le terrain)
  • Suivi réactif des travaux (un système de géolocalisation additionné au système de communication vous permet de suivre promptement toutes les interventions. Vous saurez où se trouvent vos équipes ainsi que le niveau d’exécution des tâches, les besoins enregistrés, les consommations…).
  • Meilleure facturation (Organliog permet une maitrise totale des coûts dans l’entreprise. Il présente des fonctionnalités l’édition automatiquement de vos devis, fiches de travail et autres pièces de comptabilité. C’est l’outil parfait pour procéder à diverses opérations de chiffrage sans erreurs).

Par ailleurs, Organilog fonctionne en mode SaaS (software as a service). Autrement dit, vous disposerez en tout temps des mises à jour apportées à la plateforme ; gage d’une évolutivité suivant les nouveaux défis du secteur.

Le logiciel dédié aux professionnels de nettoyage

Organilog est un outil web qui permet de centraliser son activité de propreté au sein d’une interface unique. Planning, contrats, rapports d’interventions, facturation…

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