Propreté : comment bien gérer vos factures ?

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Bien gérer sa facturation est essentiel pour une société de propreté. Perçu comme chronophage, il existe des solutions pour vous aider...
Propreté : comment bien gérer vos factures ?

En entreprise, gagner du temps constitue un besoin vital pour accroître sa rentabilité. En effet, la réalisation de certaines missions importantes, mais chronophages doit s’autonomiser pour permettre une focalisation sur la productivité. Dans cette optique, il convient de trouver des solutions qui accélèrent la mise en œuvre de tâches administratives à l’instar de la facturation. Ce volet étant un poste financier d’envergure, il doit faire l’objet d’un soin méticuleux et rapide. Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises à cet effet. Voici celles qui conviennent au secteur du nettoyage.

Les enjeux d’une bonne gestion des factures

La gestion des factures est une branche reliée au cœur de toute société : l’argent. Elle prend en compte l’établissement des devis, la réalisation des factures en bonnes et dues formes, et parfois le suivi des décaissements pour régler les diverses dépenses. Dans le secteur du nettoyage, en l’absence d’un poste particulier de comptabilité, le volet facturation prend encore un sens plus avancé en regroupant toutes les entrées et sorties de ressources. À ce titre, il présente d’énormes enjeux.

Le prestige

Pour une entreprise qui opère dans l’entretien, le prestige se révèle comme un outil puissant de marketing. Pour décrocher des contrats, il faut pouvoir élaborer des devis propres et sans erreurs. La bonne gestion des factures implique donc une présentation soignée de vos divers documents administratifs en vue d’une meilleure image auprès de vos clients.  

Pour vous aider, découvrez comment faire un bon devis de nettoyage 

La traçabilité financière

Rien n’est plus important en comptabilité que de pouvoir retracer clairement toutes les opérations. La bonne gestion des factures implique un bon archivage des pièces justificatives en vue d’une transparence financière accrue. Il en va de la lutte contre les fraudes.

La rentabilité

Bien s’occuper du volet facturation vous permettra d’anticiper sur toutes les dépenses liées à vos prestations de services. Vous pourrez mieux gérer vos flux de trésorerie pour accroître la rentabilité de votre activité.

Les solutions pour gérer efficacement ses factures

Pour gérer efficacement vos factures, plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez les appliquer simultanément, car elles constituent toutes de bonnes pratiques pour les entreprises.

La mise en place d’un outil de gestion des factures

C’est la première solution et la plus efficace d’ailleurs. À l’ère du numérique, toutes les bonnes pratiques pour gérer convenablement vos factures peuvent se regrouper en un seul logiciel. Vous devez simplement choisir un outil qui prend en compte toutes les exigences de votre métier (diverses équipes de nettoyeurs, tarifs flexibles, suivi des acquisitions de matériels, etc.)

Dan cet article, découvrez quel logiciel de facturation à choisir pour son entreprise de nettoyage  

L’affectation d’un compte unique à votre activité

Vous le savez certainement, pour avoir un peu d’ordre dans votre système de facturation, il importe de disposer d’un compte professionnel dédié à l’activité. Vous choisissez une banque selon les critères qui vous conviennent (proximité, paiement en ligne, cartes…) et le tour est joué.

L’organisation manuelle

On a beau exploiter des solutions numériques, le papier aura toujours une petite place dans l’entreprise. Pour votre société de nettoyage, il ne faut surtout pas végéter dans un désordre de documents. Pensez à une classification précise de vos factures afin de les retrouver aisément. Vous pouvez même payer des équipements de rangement spécifiques pour l’archivage.

Le logiciel Organilog ; un outil exceptionnel de facturation

Organilog est l’outil parfait pour une prise en charge efficace de vos besognes liées à la facturation. Conçu spécialement pour le secteur de la propreté, il s’adapte aux besoins de toute entreprise de nettoyage. En ce qui concerne particulièrement la facturation, l’exploitation de ce logiciel constitue le meilleur moyen de maîtriser vos coûts.

En réalité, il dispose de fonctionnalités pour éditer automatiquement vos devis, fiches de travail et autres pièces de comptabilité sans erreurs. Vous procéderez à des calculs tout simplement corrects. Avec une analyse poussée de l’ensemble de vos données, il vous permet d’établir un rapport de rentabilité contrat par contrat en vue d’optimiser à temps vos tarifs.

Accessible où que vous soyez grâce à internet, Organilog vous permet d’autoriser les divers flux de comptabilité à tout moment. Plus besoin de perdre du temps pour encaisser les créances et régler vos dettes. Les décaissements et encaissements sécurisés pourront se réaliser à distance.

Une solution multitâche

Évidemment, une entreprise de nettoyage ne se limite pas à la facturation. Il existe bien d’autres volets d’envergure pour son fonctionnement harmonieux. Organilog prend en compte ces différents volets. À travers cet outil, votre société pourra bénéficier de plusieurs avantages.

Une communication unifiée et fluidifiée

Dans la plupart des entreprises de nettoyage, l’absence d’une plateforme de mise à jour des informations pour toutes les équipes constitue un handicap à la rentabilité. En effet, les pertes de temps pour synchroniser les affectations du personnel, prendre en compte les besoins contingents… font perdre énormément d’argent.

Mais avec Organilog, vous optimisez la communication avec vos équipes. Elles sont tenues informées en temps réel des diverses instructions et inversement vous connaîtrez leurs différents besoins automatiquement. Pas besoin de déplacement sur site pour coordonner les travaux.

Suivi effectif des travaux

Si l’outil permet une communication rapide, il participe par la même occasion au suivi de l’exécution des travaux. Vous disposez d’une application mobile qui vous permet de suivre les interventions de vos équipes et de procéder à des pointages à distance. Cette option utilise la géolocalisation avec la possibilité de prises de vue pour que le contrôle soit fiable. Vous saurez donc exactement le concours de tel ou tel autre salarié sur le terrain.

Meilleure répartition de la main-d’œuvre

Par une communication unifiée et un suivi effectif des travaux, vous pouvez donner des instructions claires et bien pensées sur la répartition de la main-d’œuvre sur le terrain. Il en va de l’optimisation de vos performances sur le terrain. Connaissant les aptitudes de chaque membre de vos équipes, vous aurez par des modifications d’affectation, la latitude de répondre aux difficultés rencontrées.

Aussi, la répartition de vos employés en fonction de vos différents lieux d’intervention pourra être élaborée à l’avance et connue de tous. Vous n’aurez pas à régler des conflits d’affectation qui perdent du temps au jour le jour.

Fonctionnalités évolutives

Organilog est un logiciel qui repose sur les principes du SaaS (software as a service). Autrement dit, vous pourrez l’utiliser partout dans le monde et il sera à même de vous apporter des mises à jour adaptées à de nouveaux besoins.

Le logiciel dédié aux professionnels de nettoyage

Organilog est un outil web qui permet de centraliser son activité de propreté au sein d’une interface unique. Planning, contrats, rapports d’interventions, facturation…

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